Eine intuitive Weblösung für die Kursplanung von XUND
Schneller, einfacher und besser. Die neue Weblösung sorgt für rundum schnellere Prozesse – eine intuitive Kursvergabe, TYPO3 Schnittstellen zu externen Plattformen und die Verwaltung für XUND und die Dozierenden so effizient wie nie. Eine echte Entlastung für alle Beteiligten und die optimale Grundlage für kommende Projekte.
Unsere Leistungen zusammen mit dem Kunden
Die Ausgangslage
Die Zuteilung von Unterrichtseinheiten war für XUND bisher immer mit mühsamer, wochenlanger manueller und fehleranfälliger Excel-Arbeit verbunden. Eine moderne Weblösung soll diesen Prozess vereinfachen, die Benutzerfreundlichkeit erhöhen und verschiedene Schnittstellen zwischen TYPO3 und externen Tools nahtlos integrieren. Ziel war es, ein System zu schaffen, welches den Koordinationsaufwand für XUND erheblich reduziert, eine intuitive Buchungs-Plattform für Dozierende bildet und zukünftig für weitere Bereiche und Aktivitäten innerhalb von XUND adaptiert werden kann.
Die Herausforderung
Ein Umstieg von manueller Arbeit auf einen (fast) komplett automatisierten Prozess ist nie einfach. Es gibt viele Faktoren, die bei der Umsetzung zwingend berücksichtigt werden mussten.
- Die Weblösung muss die von den Dozierenden vorgewiesene Lehrerlaubnis für das Lernmodul erkennen und interpretieren können.
- Jede dozierende Person darf sich für eine maximale Anzahl an Terminen pro Monat eintragen können.
- Jede Unterrichtseinheit muss eindeutig vergeben sein – keine Doppelbuchungen zulassen.
Als weitere Hürde musste die Anbindung an die externe Datenquelle, aus welcher die Unterrichtseinheiten sowie Dozierenden importiert werden, sichergestellt werden. Ein besonderes Augenmerk haben wir hierbei auf die Sicherstellung der Datenintegrität gelegt.
«In enger Zusammenarbeit mit XUND haben wir eine regelbasierte, massgeschneiderte und erweiterbare Lösung entwickelt, die optimal auf die Bedürfnisse von XUND sowie den Dozierenden abgestimmt ist.» – Florian Leimer, Web Development LST
Prozess
Die Umsetzung
Begonnen haben wir das Projekt in einem ersten Workshop-Setting mit dem Kunden, betreut durch Projektleiter und den ausführenden Lead-Entwickler. Daraus resultierend konnten wir die relevanten Bedürfnisse identifizieren und Anforderungen definieren. Diese haben wir in einem umfassenden Pflichtenheft und technischen Wireframes festgehalten und so den Start für den Webprozess geschaffen.
Benutzerfreundliches und intuitives UX-Design
Die Kursvergabe sollte so reibungslos und intuitiv wie möglich gestaltet werden. Im Fokus des UX-Design lag eine einfach bedienbare und übersichtliche Benutzerplattform. Offene und bereits gewählte Fächer werden in einer Übersicht gekennzeichnet und reservierte Fächer können auf einem individuellen Dashboard verwaltet werden.
Eine intuitive Filterung ermöglicht es den Dozierenden, nach Fachrichtung, Ort und Zeitraum zu filtern. Je nach benötigter Qualifikation wird die Auswahl automatisch entsprechend angepasst und ausgespielt.
Für eine effiziente Koordination können die reservierten Fächer direkt via Export in den Kalender eingetragen werden. Bestätigungsmails und Reminder für neue Termine und Kurse fördern den reibungslosen Kursvergabe-Prozess.
«In der Wireframe-Phase haben wir durch mehrere Iterationen alle Anforderungen identifiziert und visualisiert. In der Design-Phase wurden diese Anforderungen im Stil der bestehenden UI-Designs umgesetzt, vereinheitlicht und erweitert.» – Kilian Wechsler, UI/UX Designer LST
Technische Umsetzung
Das Regelwerk für die Kursvergabe konnte in enger Zusammenarbeit mit XUND erarbeitet, hinterfragt und festgelegt werden. Dies war notwendig, um auch Spezialfälle abdecken zu können. Neben der initialen Kursvergabe werden auch Stornierungen und Umbuchungen über das System abgewickelt.
Über den automatischen Mailversand werden sowohl XUND als auch die Dozierenden über Änderungen in der Planung informiert, um keine Informationen zu verpassen. Über das Dashboard kann sich der Kunde jederzeit einen Überblick über die Kursvergabe verschaffen und diese verwalten. Die Dozierenden haben mit ihrem Login jederzeit Zugriff auf eine Übersicht ihrer Kurse und können diese auch direkt als Kalendereintrag herunterladen.
Das CMS TYPO3 hat sich auch in diesem Projekt als gute Basis für eine effiziente Entwicklung erwiesen. Das Login für die Dozierenden und der Mailversand sind nur ein Auszug der eingesetzten Funktionalitäten von TYPO3. Die gesamte Zugriffssteuerung sowie die Dashboards für XUND konnten auf Basis von TYPO3 umgesetzt werden.
Anbindung an externe Plattformen
Die Anbindung an die beiden externen Im- und Exportplattformen erfolgt über Dateitransfers. Diese werden manuell angestossen und ermöglichen die Überprüfung und Bereinigung von Unregelmässigkeiten im Ausgangssystem. Eindeutige Identifikationsnummern gewährleisten die Datenintegrität auch bei mehrmaligem Import.
Die verwendeten Dateiformate XLSX (Excel) und XML (Extensible Markup Language) wurden entsprechend den Anforderungen der Ausgangs- und Zielsysteme ausgewählt. Zu einem späteren Prozess sollen auch direkte API-Schnittstellen ergänzt werden. Die Grundsteine dazu wurden bereits heute gelegt und bilden ein solides Fundament für die zukünftige Weiterentwicklung.
Mehrstufiger Testingprozess
Anschliessend an die technische Umsetzung haben wir ein umfassendes, zweistufiges Testkonzept entwickelt. Dieses ermöglicht uns ein systematisches Testen der einzelnen Komponenten und Funktionalitäten. Anhand verschiedenen getesteten Szenarien und möglichen Anwendungsfällen entlang den Prozessschritten haben wir die volle Funktionsfähigkeit der Weblösung sichergestellt – vom Import einer Datei, der Backendverwaltung, bis zu den Mails an die Dozierenden. Auch der Kunde selbst, sowie ausgewählte Dozierende wurde in den Testingprozess miteinbezogen.
Die gewonnen Erkenntnisse aus den Tests flossen entsprechend in die Weiterentwicklung der Weblösung mit ein. Seit der ersten Buchungsperiode setzen wir zudem Supportblocker ein, damit wir dem Kunden, wie auch den Nutzern die gewünschte Sicherheit geben können.
Das Ergebnis
Eine effiziente und intuitive Weblösung für XUND und die externen Dozierenden. Diese können Ihre gebuchten Kurse einfach verwalten und direkt in den Kalender eintragen, sowie eigene Kurse bis 30 Tage vor Beginn über das Tool absagen. So kann die Kursvergabe neu, ganz einfach und zentral in einem Tool überwacht und koordiniert werden. Für XUND bedeutet dies keine langen administrativen Prozesse und mühsamen Excel-Arbeit mehr, sondern eine einfache, effiziente und zentralisierte Bewirtschaftung ihrer Kurse.
Und hier ist noch lange nicht Ende. Wir sind bereits dran, die Weblösung iterativ und mit neuen Ideen weiterzuentwickeln, Optimierungen vorzunehmen und die neusten technologischen Standards zu implementieren.
XUND, Bildung Gesundheit Zentralschweiz, vereint das Bildungszentrum Gesundheit und die OdA, Organisation der Arbeitswelt Gesundheit der Zentralschweiz. Die Mission von XUND ist die bedarfsgerechte Aus- und Weiterbildung von genügend und qualifizierten Gesundheitsfachkräften für die Region. Bei XUND bilden 114 Mitarbeitende und über 450 externe Dozierende Gesundheitsfachkräfte aus. Die OdA XUND setzt sich als Berufsbildungsverband für bestmögliche Rahmenbedingungen für die Aus- und Weiterbildungen ein und ist verantwortlich für das Berufsmarketing.
